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Le Préfet de Saône-et-Loire en visite au siège de la Caf

28 Déc 2011 par Catherine service communication, Pas de commentaire »

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Mercredi 21 décembre, François Philizot, Préfet de Saône-et-Loire, a répondu à l’invitation de la Direction de la Caisse d’allocations familiales et a rencontré la nouvelle équipe dirigeante. Il a été accueilli par Marie-Pierre Bruschet, Directrice depuis le 15 septembre, Monsieur Roland Cognard, et Madame Isabelle Jost, élus Président et Première Vice-Présidente le 25 octobre dernier.

Coup de projecteur sur un courrier allocataire

Chacun de vous serait intéressé de savoir comment ça se passe lorsque la Caf reçoit la lettre que vous lui avez envoyée. C’est ce circuit qu’a découvert en direct Monsieur le Préfet en parcourant les divers services administratifs et en rencontrant les agents sur leur poste de travail.

Première étape : identifier l’origine d’un courrier

Cette première étape vous paraît évidente. Bien sûr ! Mais attention à l’erreur pour éviter la mauvaise orientation d’une pièce. Il faut tout d’abord attribuer un numéro d’immatriculation à l’allocataire qui entre pour la première fois dans les fichiers de la Caf. Ce numéro est essentiel pour la gestion de son dossier. Et quand l’allocataire oublie son numéro d’identification ? Rassurez vous, rien n’est perdu. La Caf fera une recherche pour vous retrouver dans ses fichiers à partir de votre nom et de votre adresse. Mais cette recherche ralentit la prise en compte de votre dossier. Alors n’oubliez pas votre numéro allocataire à 6 chiffres dans le courrier que vous nous adressez.

Deuxième étape : diriger votre courrier vers le bon service

C’est encore un moment essentiel car un courrier égaré ou mal orienté, c’est à nouveau du temps perdu et vous aimeriez bien avoir notre réponse avant 15 jours.

C’est pourquoi votre Caf scanne votre courrier à son arrivée dans le service qui assure la Gestion Electronique des Documents.

Au moment où il est scanné, votre courrier et les pièces jointes reçoivent une codification en fonction de leur nature. C’est ce code qui permettra d’envoyer cette pièce automatiquement et immédiatement sur le poste de travail d’un  technicien conseil.

Troisième étape : traiter votre courrier

Un technicien conseil exploite les informations contenues dans votre courrier. Il les saisit dans le logiciel de traitement des prestations qui enregistre la modification et procède au calcul des droits. Si un document fait défaut, le Technicien conseil vous questionnera. Alors un conseil, pensez à préparer toutes les pièces qui vous sont demandées pour éviter des allers / retours inutiles entre vous et nous. Et n’hésitez pas à utiliser les téléprocédures  sur notre site  caf.fr qui s’enrichira  d’ici quelques semaines de nouvelles possibilités. Chaque fois que vous avez le choix, préférez la télédéclaration. C’est plus rapide et surtout c’est plus fiable.

Aucun risque que la Caf se trompe en retranscrivant les informations que vous nous avez données. Sachez aussi que certaines informations sont récupérées à la source directement par la Caf. Il en est ainsi des déclarations de ressources annuelles qui nous sont transmises directement par les services fiscaux. Ainsi vous échappez à une déclaration de ressources supplémentaire. Là encore, c’est plus simple, plus rapide et plus sûr.

Quatrième étape : vérifier la qualité du traitement de votre dossier

La réglementation est complexe. Une erreur est toujours possible. C’est pourquoi, un vérificateur procède au contrôle des opérations effectuées par le technicien conseil afin d’éviter une régularisation ultérieure. « Payer tous vos droits, mais rien que vos droits »,tel est le rôle de la Caf.

Cinquième étape : assurer des paiements réguliers aux allocataires

Toucher les prestations régulièrement est essentiel pour les allocataires afin de gérer dans les meilleures conditions le budget familial chaque mois. C’est pourquoi, tous les 5 du mois, la Caf met en paiement les prestations qui vous sont dues pour le mois précédent. 2 ou 3 jours plus tard, l’argent est disponible sur votre compte.

Sixième étape : gérer les aléas de l’après-paiement

En dépit de votre vigilance et malgré nos savoirs faire, il se peut qu’un indu soit constaté sur votre dossier.

Il vous faudra alors opérer son remboursement. Mais sachez qu’il sera procédé à son étalement dans le temps, la Caf tenant compte de vos ressources et de vos difficultés.

Encore un dernier point et vous saurez tout du circuit de votre courrier. La Caf doit être vigilante pour détecter les fraudes nuisibles à tous. Chaque année, elle définit un programme de maîtrise des risques qui comporte notamment des contrôles sur place.

* * *

Au total, combien de courriers sont parvenus à la Caf en une année ?

Des centaines, quelques milliers ? plus encore ?

En 2010, la Caf de Saône-et-Loire a ouvert 531 342 plis reçus dans ses services où 227 salariés travaillent pour satisfaire au mieux 85 792 allocataires.


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